Uitdagingen vragen om procesmatig werken

Mede door de groei van het bedrijf is Van Vulpen de laatste jaren veranderd van onderaannemer naar hoofdaannemer. Peeters: ‘Een strategische keus. 25 jaar geleden behoorden wij tot de pioniers van gestuurde boringen en dat is nu één van onze kernactiviteiten. Omdat de afgelopen jaren de vraag enorm toenam, besloten we dat we in gestuurd boren een belangrijke speler wilden worden. We willen daarbij in het peloton meestrijden, maar niet altijd de koppositie invullen. Dat is niet vol te houden, je kan niet op alle facetten steeds de beste zijn. Het gaat om de optimale combinatie van leveringszekerheid en kwaliteit.’

Procesmatig werken is daarvoor de basis. ‘Faalkosten vormen in onze branche een van de grootste uitdagingen en door procesmatig te werken, zijn die kosten fors gedaald. Met dat doel hebben we onze processen, intern en extern, tot in detail in kaart gebracht én gestandaardiseerd. Die data hebben we ingevoerd in ICT-systemen die wij zélf hebben ontwikkeld. Ons eigen team van acht ICT’ers is elke dag bezig om onze processen te verbeteren en aan te passen. Ons motto is ‘Iedere dag een beetje beter.’

Bovendien fungeert aannemer Van Vulpen steeds vaker als warehouse voor opdrachtgevers. ‘Zij leveren de materialen die nodig zijn voor een project, of projecten, bij ons af, waardoor wij ze just-in-time kunnen inzetten bij projecten. Deze ontwikkeling zorgt voor een efficiënt en duurzaam transport van alle materialen, met weinig lege zendingen. Daarnaast gelden vanaf
1 januari 2025 nieuwe regels voor het ingaan van stadsgebieden waar een ZE-zone (Zero Emissie) geldt. Ook dat vraagt om een slimme, procesmatige aanpak.’

De rode draad in procesmatig werken is dat alle projectstappen op het juiste tijdstip, door de juiste persoon en met het juiste materieel en gereedschappen worden gedaan. Peeters: ‘Ons werk is prioriteit gestuurd en alle taken worden met prioriteiten in de agenda geschoven. Om ons materieel optimaal in te zetten, moeten we precies weten waar een machine staat, inclusief de staat van onderhoud. Stel dat we voor een project honderd dagen ongestoord moeten boren, dan willen we geen onderbreking door onderhoud.’

Medewerkers vinden het fijn om standaard te werken en volgens een vaste methodiek. ‘Wanneer een collega uitvalt, wordt hij moeiteloos vervangen door een ander. De flexibele schil van ingehuurde mensen werkt op dezelfde, procesmatige manier. Met dat doel worden bijvoorbeeld alle mails gekoppeld aan het betreffende project. We mailen en appen, maar hoe weet een collega wat is afgesproken? In de gebruikelijke mailbox staat niets centraal, maar in ons ICT-systeem worden alle mails onder projecten gehangen. Niet overal vanzelfsprekend, maar bij ons wel.’

Een andere manier om medewerkers mee te nemen in deze manier van werken is het  betrokkenheidsoverleg. ‘Dit organiseren wij jaarlijks voor alle medewerkers plus vakmensen die wij inhuren. In groepen gaan we in gesprek over wat we op de werkplek of projectlocatie zien en waar we tegenaan lopen. Onze medewerkers weten nu eenmaal het beste wat goed en minder goed gaat. Dat levert veel goede ideeën op.’ Peeters noemt een voorbeeld: ‘Voor onze projecten schakelen we buitenlandse inhuurmedewerkers in. Doordat zij nauwelijks tot geen Nederlands spreken, is het voor hen eigenlijk onmogelijk om vragen van omwonenden te beantwoorden. Uit de organisatie kwam daarom het voorstel om het vaste aanspreekpunt op de locatie te voorzien van een herkenbare grijze helm. Dat hebben we meteen ingevoerd. Zo worden we elke dag een beetje beter.’ Voor Van Vulpen zijn deze overleggen een fikse investering in mensen en tijd, ‘dus daarom doen we dat aan het eind van de dag. We betalen onze medewerkers gewoon door.’

Procesmatig werken heeft als bijkomend voordeel dat nieuwe medewerkers met minder vakkennis snel aan de slag kunnen. ‘Met behulp van een buddy vindt een stuk van het werk geregisseerd plaats. Onlangs hebben we bijvoorbeeld iemand, die tijdens corona uit de horeca stapte, in dienst genomen. Zij had geen ervaring in onze sector, maar inmiddels regelt zij, geholpen door onze vaste standaarden, de activiteiten binnen de materieeldienst.’ Van Vulpen neemt daarnaast steeds vaker ook een andere type medewerkers aan. ‘Complexe projecten met grote financiële omvang vragen om hoger opgeleid personeel die onder andere goed kunnen samenwerken en zich kunnen verplaatsen in de belangen van de ander.’

Om goed te kunnen samenwerken, zijn goede soft skills nodig, onderstreept Peeters: ‘On boarding gaat voor ons vooral om soft skills van medewerkers. Het tonen van je eigen kwetsbaarheid vinden wij bijvoorbeeld belangrijk. Maar die skills zijn niet vanzelfsprekend en dus geven wij daarvoor handvatten aan bestaande en nieuwe medewerkers op de Van Vulpen Academy. Ook organiseren we op regelmatige basis coachingsgesprekken, wat binnen onze sector een relatief nieuw fenomeen is. Twee bedrijfscoaches begeleiden onze medewerkers als zij daar behoefte aan hebben. Bijvoorbeeld door privéomstandigheden of op verzoek van de leidinggevende als het vermoeden bestaat dat het niet klikt met een collega.’ Voor die gesprekken heeft Van Vulpen een speciale coachingsruimte ingericht als huiskamer. ‘Bezoekende opdrachtgevers en andere relaties kijken hier hun ogen uit, want zoiets verwacht je niet bij een aannemer. Ook vinden wij het belangrijk dat onze medewerkers fit en gezond zijn, dus kunnen zij aan hun conditie werken in onze sportruimte, wel of niet onder begeleiding van een personal trainer.’

Fysieke en mentale gezondheid telt ook voor het management. ‘Tijdens ons maandelijkse verbindingsoverleg, onder begeleiding van de coach, delen wij onze kwetsbaarheid en bespreken wij situaties die ons hebben getriggerd. Het gaat erom dat we elkaar steeds beter leren kennen, een onmisbare basis voor goede onderlinge samenwerking. We zijn teamplayers, die elkaar vertrouwen en verbinding zijn. Door dat handen en voeten te geven, brengt dat ons op een hoger niveau,’ aldus Peeters.